CENTRO DE AYUDA

Tutorial

Aprende a usar la plataforma de OhWhatAChat con nuestro tutorial. Todo lo que necesitas saber para usar nuestra herramienta de optimización de conversación, y configurar un chatbot sin una sola linea de programación.

Bienvenido al Centro de Ayuda!

OhWhatAChat es una solución que te permite conversar de manera escalable con tus clientes.

Desde la plataforma online podrás:

  1. Conversar en vivo con los visitantes que inicien conversaciones en distintos canales.
  2. Visualizar los datos de contacto que captura tu Chatbot.
  3. Entrenar al Chatbot para que responda preguntas frecuentes, liberando tu tiempo para las conversaciones más importantes.

 En este tutorial explicaremos cómo sacar el mayor provecho de nuestra plataforma, guiándote por todo el proceso.

Si tienes alguna pregunta, pregúntale a support@ohwhatachat.com

1. Crea una cuenta

Primero debes registrarte en OhWhatAChat. Para eso debes entrar aquí e ingresar tu correo electrónico, o puedes registrarte con tu cuenta de Google. Si ya tienes una cuenta, inicia sesión aquí.

Luego completa el formulario con tus datos y los de tu empresa. También debes indicar el idioma en el que tu chatbot dialogará y el color que tendrá la ventana de chat en tu sitio web.

Screenshot - formulario datos

A continuación, mientras te registras, verás una breve introducción sobre las diferentes secciones de la plataforma. 

Tienes un periodo de prueba gratuito de 30 días.

2. Integra tus canales de comunicación

El paso óptimo para comenzar es integrar tus canales de comunicación a la plataforma de OhWhatAChat. Recuerda que podrás gestionar conversaciones que se lleven a cabo en distintos canales desde un solo lugar.

OhWhatAChat permite:

  1. Instalar la ventana de chat en tu sitio web

Para que el Chat esté presente en tu sitio web, debes copiar el código que encontrarás en la sección “Integraciones” > “Web” y pegarlo en el html de todas las páginas donde quieras que esté visible. 

Screenshot - Integración web

Este es un paso simple, pero técnico. Puedes derivar esta tarea a tu equipo técnico indicando su email en el recuadro y haciendo clic en “Enviar por email”.

Screenshot - Email para integrar web

No dudes en contactarnos si necesitas ayuda

  1. Integrar Facebook Messenger (Proximamente)
  2. Integrar WhatsApp Business (Proximamente)
  3. Integrar WordPress (Proximamente)

Una vez que hayas integrado un canal de comunicación, tu chatbot ya estará trabajando.

Ten en cuenta que, al principio, el ChatBot integrado a tu solución solo sabe saludar, agradecer y pedir nombre y email, con lo cual la mayoría de las consultas serán derivadas a los colaboradores en línea o registrará su consulta para que los contactes lo antes posible. 

Como todavía no lo has entrenado, no podrá responder preguntas sobre tu negocio, pero no te preocupes que esto es muy sencillo ya que podrás utilizar tus respuestas para entrenar a tu ChatBot.

3. Invita a colaboradores para formar tu Equipo

Apenas lo integras, tu Chatbot comienza a trabajar, pero necesita colaboradores para potenciar su labor!

Los colaboradores son todas aquellas personas que trabajan en tu empresa que estarán conectados a tu cuenta de OhWhatAChat. Ellos podrán tomar conversaciones en vivo, visualizar los datos de contacto y las consultas que dejaron los clientes o prospectos y, adicionalmente, entrenar al ChatBot para que responda preguntas frecuentes.

Puede ser tu equipo de atención al cliente, ventas, tu mismo o quien quieras!

Desde la sección “Equipo” puedes agregar colaboradores haciendo clic en el botón “Agregar agente”. 

Screenshot - agregar agente

Luego completa nombre e email y haz clic en “Agregar”

Screenshot - Agregar agente

Tus agentes (colaboradores de tu equipo) recibirán una invitación por mail para crear su contraseña.

Debes indicar si el colaborador puede visualizar Oportunidades (datos de contacto capturados) y si es Administrador de la cuenta.

Para eliminar un agente haz clic en la cruz que aparece a la izquierda del agente cuando posas el cursor sobre el.

Screenshot - Eliminar agente

Precio por agente

El acceso a la plataforma para gestionar conversaciones, tu propio chatbot y el primer agente, son gratuitos para siempre.

A partir del segundo agente, cobramos u$d 9.99 mensuales por agente.

Desde “Equipo” > “Administrar pagos” puedes gestionar los datos sobre el medio de pago.

Screenshot - Pago chatbot

4. Toma conversaciones en vivo

El chatbot saludará a los visitantes que inicien conversaciones y capturará sus datos, luego derivará la conversación a los colaboradores en línea o, en su defecto, registrará su consulta para que los contactes más adelante.

El chatbot buscará un colaborador cada vez que reciba una pregunta para la cual no está entrenado aún o aquellas que hayas indicado que debe derivar a un colaborador. Estas conversaciones aparecerán en la sección “Chat”.

Los colaboradores pueden tomar las conversaciones desde su ordenador o desde su teléfono móvil (en la próxima sección explicaremos cómo descargar y usar la app). Para que el chatbot les derive una conversación deben estar en línea. En la sección “Chats” encontrarás un SI/NO donde cada colaborador indicará si está disponible para tomar conversaciones en vivo.

Screenshot - Agente en linea

Screenshot - Chats

El chatbot derivará la conversación  a todos los miembros de tu equipo que estén en línea simultáneamente. 

Para tomar una conversación, debe hacer clic sobre la misma en la columna a la izquierda.

Screenshot - Nuevo chat

Se abrirá el chat para que el agente humano continúe la conversación desde “escriba un mensaje”

Screenshot - Conversacion

Una vez que de por finalizada la conversación debe hacer clic en “Finalizar Chat”.

Si no hay agentes en línea, o pasan 30 segundos y ningún agente toma la conversación, el chatbot capturará la consulta del visitante en “Oportunidades”.

A los 30 segundos de espera el visitante podrá optar entre continuar esperando o dejar un mensaje.

Screenshot - Agentes ocupados

 

5. Descarga la aplicación móvil

Descarga la aplicación móvil de OhWhatAChat gratis desde la tienda de tu teléfono (iOs o Android) o escanea el siguiente código:

QR Descargar App

Inicia sesión con tu Email y contraseña de OhWhatAChat, o con tu cuenta de Google.

Screenshot - App iniciar sesiónScreenshot - App

Recuerda que debes estar en línea para recibir conversaciones. Desliza el botón de “Online” a la derecha, se volverá verde lo que significa que estás en línea.

Cuando el chatbot deriva una conversación a los colaboradores envía una notificación a tu teléfono y puedes responder rápidamente como lo harías en cualquier aplicación de mensajería. 

Importante: Recuerda permitir las notificaciones de OhWhatAChat desde la configuración de tu teléfono.

Screenshot - Notificación

Hay 2 secciones:

  • Activo: donde podrás ver las conversaciones nuevas y aquellas que estás contestando en el momento.
  • Finalizadas: donde se almacenarán las conversaciones que indicaste como finalizadas.

Screenshot - Chats appScreenshot - App chatScreenshot - Finalizar conversación

Para tomar una conversación haz clic sobre la misma e ingresaras a la conversación que tu visitante estaba teniendo con tu chatbot. Escribe lo que quieras en “nuevo mensaje” y ya estarás dialogando.

Cuando hayas finalizado, debes hacer click en “Finalizar chat” en la esquina superior derecha o desliza tu dedo hacia la izquierda sobre el chat. La conversación se almacenará en “Finalizadas”.

6. Gestiona Contactos

El la sección “Oportunidades” se almacenan los datos (Nombre y Email) de los visitantes que interactuaron con tu chatbot y accedieron a compartir esta información, así como también las consultas que dejaron aquellos que no hablaron con un colaborador.

Screenshot - Oportunidades

La columna “Acciones” te permite tomar la oportunidad, es decir asigna a ese colaborador el contacto. Luego puedes terminar la oportunidad haciendo clic en “Cerrar” en la misma columna.

Screenshot - nueva oportunidad

Desde la columna “Ver”, haciendo clic en el ojo, puedes visualizar la conversación.

Recuerda ponerte en contacto lo antes posible! Te avisaremos por mail cada vez que tengas una nueva consulta.

7. Entrena tu bot

Una vez que hayas integrado tus canales de comunicación y conformado un equipo de colaboradores, estos ya estarán gestionando las conversaciones desde la plataforma, centralizando, simplificando y optimizando la atención a tus clientes o generando nuevas ventas. 

Pero estas desperdiciando potencial de tu chatbot! Tu chatbot tiene la capacidad de conversar con tus visitantes por su cuenta, utilizando Inteligencia Artificial.

Si lo entrenas, tu chatbot responderá preguntas frecuentes de tu negocio y sólo derivará a los colaboradores las consultas más complejas, ahorrando tiempo valioso.

Tienes 3 formas de llevar a cabo el entrenamiento. 

Puedes completar la base de conocimiento con toda la información de tu negocio que quieres que tu chatbot sepa, en las siguientes secciones:

             1. Preguntas específicas de tu negocio: aquí puedes incluir las consultas específicas de tu negocio (pregunta y respuesta).

Preguntas chatbot

En esta sección introduces las preguntas frecuentes de tu cliente y qué debería responder el chatbot. 

Para crear una nueva pregunta, haz clic en “Agregar pregunta”. 

Luego introduces la pregunta y sus variaciones, es decir, distintas formas en la que creer que tu visitante podría formular la misma pregunta. Y luego la respuesta que quieres que el chatbot brinde.

Haz clic en “Guardar” y listo. 

 

            2. Preguntas pre-definidas: incluye las preguntas más comunes de atención al cliente, solo debes ingresar la respuesta.

Screenshot- preguntas chatbot entrenamiento

O bien, puedes entrenarlo sobre la marcha con las respuestas que brindaron los colaboradores.

             3. Entrenamiento del ChatBot

Una vez que los colaboradores comienzan a conversar con tus visitantes, capturaremos sus respuestas para que las puedas utilizar en el entrenamiento de tu ChatBot de manera rápida y sencilla. 

Screenshot - entrenamiento chatbot

En la sección “Entrenamiento del chatbot” puedes visualizar todas las respuestas que dio tu chatbot y:

        1. Si la respuesta es correcta, debes hacer click en “Aprobar”.
        2. Si la respuesta es incorrecta, puedes tomar las siguientes acciones:
          1. puedes asignarle la respuesta correcta si ya existe, o
          2. crear una nueva respuesta a partir de esta consulta o,
        3. Si prefieres que el ChatBot derive a colaborador para dicha pregunta, debes elegir “Redirigir a agente humano”.

 

En OhWhatAChat buscamos lograr el equilibrio optimo entre inteligencia humana y artificial. 

El lenguaje humano es muy complejo, con lo cual existirán consultas que el ChatBot no entenderá y otras para las cuales no ha sido entrenado aún, en estos casos tu chatbot buscará un colaborador para derivar la conversación y, la magia de nuestra solución utilizará el esfuerzo humano para entrenar la inteligencia artificial.